Hier noch eine E-Mail verschickt, da noch schnell eine neues PDF generiert und zwischendurch mit viel Elan die schönste Formatierung der Exceltabelle ausgewählt. Was sich erstmal nur wie ein paar Kleinigkeiten anfühlt, kann schnell einen kompletten Arbeitstag füllen, sodass man sich am Ende fragt - was habe ich heute eigentlich wirklich geschafft? Wer durch die vielen kleinen Dinge von den eigentlich wichtigen Aufgaben abgehalten wird und wie ein Roboter von einem Task zum nächsten hetzt, ohne dabei tatsächlich voranzukommen, ist vermutlich mit „Fake Work“ beschäftigt. Doch wie schaffe ich es, endlich wieder produktiv zu arbeiten?
Dass man nicht jeden Tag gleich produktiv arbeiten kann und manchmal mehr, manchmal weniger schafft, ist vollkommen normal. Oft nehmen wir uns für die Projekte, die uns am meisten Spaß machen, auch am meisten Zeit und erledigen langweiligere Aufgaben in freien Minuten zwischendurch. Bei dem Phänomen Fake Work ist es allerdings so, dass zu viel Zeit für besagte nichtigere Tätigkeiten aufgewendet wird, die dann für die entscheidenden To-Dos fehlt. Obwohl man abends erschöpft nach Hause geht und kaum Zeit für eine Mittagspause hatte, ist man in den essenziellen Bereichen nicht wirklich vorangekommen. Genau das beschreibt Fake Work: viel Zeit für Dinge aufbringen, die sich zwar wie Arbeit anfühlen, aber den eigentlichen Anforderungen im Weg stehen.
Working hardly or hardly working?
Natürlich ist nicht jede Exceltabelle oder jede Nachfrage per E-Mail sinnlos geschweige denn Zeitverschwendung, hier kommt es ganz auf die Menge und Häufigkeit an. Stundenlange Meetings, die weit über die Kernpunkte hinausgehen und vom eigentlichen Thema abschweifen, Telefonate, deren Inhalt auch in einer knappen Mail kommuniziert werden könnte oder auch vermeidbare Fehler, durch die man wieder von vorne starten muss, fallen hingegen unter Fake Work. Oftmals denken wir auch, dass wir durch Multitasking mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen können, in Wahrheit leidet aber häufig unsere Konzentrationsfähigkeit darunter, wodurch wir beide To-Dos nur halbherzig ausführen und uns eher Leichtsinnsfehler unterlaufen.
All diese Scheintätigkeiten, die uns zwar beschäftigen und Zeit kosten, im Endeffekt aber ergebnislos bleiben, rauben uns die Energie für zielführendere Tätigkeiten und behindern uns in unserem Arbeitsfluss.
Welche Probleme entstehen durch Fake Work?
Mal von der reinen Zeitverschwendung abgesehen, die man eventuell auch als ganz normalen Teil des Arbeitstages hinnehmen könnte (schließlich zählen ja auch E-Mails und Verwaltungsaufgaben zum regulären Workload), entstehen durch zu viel Fake Work noch weitere Probleme.
Wer den Großteil des Tages mit nebensächlichen Tätigkeiten verbringt, fühlt sich schnell unterfordert und leidet unter einer sinkenden Produktivität. Mit der Zeit wirkt sich das auch auf die allgemeine Jobzufriedenheit aus, der Frust über die eintönigen Arbeiten steigt und das Gefühl, keine nennenswerten Leistungen bringen zu können, verstärkt sich immer weiter.
Auf der anderen Seite leidet auch das Unternehmen selbst unter zu viel Fake Work, für die die Arbeitskräfte bezahlt werden, ohne dem Unternehmen einen tatsächlichen Mehrwert zurückzugeben. In diesem Fall werden Ziele nicht erreicht der Betrieb tritt auf der Stelle.
Wie lässt sich Fake Work vermeiden?
Identifizierung des (Un)wichtigen
Als erstes muss man sich einmal über die eigenen Scheintätigkeiten bewusst werden. Was frisst nur unnötig Zeit und was muss dringend erledigt werden? Muss ich wirklich bei jedem Meeting anwesend sein, auch wenn es meinen Arbeitsbereich vielleicht gar nicht betrifft? Lohnt es sich, zehnmal hin und her zu mailen, wenn das Problem auch in einem kurzen Telefonat direkt geklärt werden könnte? Bevor Sie eine neue Aufgabe anfangen, fragen Sie sich, was das Ziel dahinter ist und ob es nicht etwas gibt, das gerade dringender erledigt werden sollte. Mit der Zeit werden Sie so erkennen, welche vermeintlichen To-Dos nur Lückenfüller sind und was augenblicklich wesentlich ist.
Nichts geht ohne die richtige Struktur
Hier kann es hilfreich sein, sich zu Beginn des Tages eine To-Do-Liste zu schreiben und diese dann nach Dringlichkeit anzuordnen. Nach Aufgaben, die besonders viel Konzentration verlangen, kann es ganz angenehm sein, mal wieder eine eher belanglose E-Mail zu verfassen oder ein paar Daten von einer in eine andere Liste zu übertragen. Wir alle haben dabei unseren eigenen Rhythmus, der für unsere persönliche Arbeitseinstellung passend ist. Natürlich sind auch regelmäßige Pausen zwischen den einzelnen Tasks sinnvoll, damit sich unser Gehirn ausruhen kann und unsere Leistungskurve nicht wegen Überanstrengung abbricht.
Konzentrierter Austausch im Team
Es ist beinahe unmöglich einen kompletten Arbeitstag ohne Unterbrechungen durchzuarbeiten. Da ist man gerade mitten im Tunnel und super fokussiert – und dann platzt der Kollege mit einer Frage herein, das Telefon klingelt oder der Geruch von frischem Kaffee steigt einem in die Nase. Und weg ist es die Konzentration. Nicht alle diese Ablenkungen lassen sich kontrollieren, für Meetings oder aber auch gemeinsame Kaffeepausen ist es jedoch einfach, feste Zeiten zu beschließen und diese in den alltäglichen „Stundenplan“ zu integrieren. Der Austausch mit dem Team oder Kolleg:innen ist wichtig und trägt maßgeblich zu einem guten Arbeitsklima bei, weshalb er auch an stressigen Tagen nicht vernachlässigt werden sollte. Oftmals entstehen bei kurzen Briefings auch neue Ideen und Herangehensweisen, die dem Arbeitsfluss zugutekommen.
Ziele im Auge behalten
Um Ihre Scheintätigkeiten von Ihren ergebnisführenden Aufgaben abgrenzen zu können, ist es hilfreich, sich an den eigenen oder auch den Unternehmenszielen zu orientieren. Wenn Sie sich diese Objectives vor Beginn einer neuen Tätigkeit vor Augen führen, fällt es leichter abzuwägen, wie stark die Aufgabe ins Gewicht fällt und wie viel Zeit daher dafür aufgewandt werden sollte. Vielleicht haben Sie ja auch eigene Ziele, die Sie gerne erreichen möchten, sei es eine Beförderung oder eine Gehaltserhöhung. Durch eine klare Formulierung Ihrer Absichten, lässt sich gut abwägen, was zielführend ist und worauf verzichtet werden kann.
Fazit: Fake Work lässt sich in vielen Fällen nicht vermeiden oder gar komplett ausradieren – und das ist auch gar nicht so schlimm. Je abwechslungsreicher sich unser Arbeitstag sowohl in Intensität als auch Differenzierung der einzelnen Aufgaben gestaltet, desto spannender ist er auch. Entscheidend ist nur, dass unsere Scheintätigkeiten unsere eigentliche Arbeit nicht überwiegen und wir am Ende des Tages sagen können: „Heute habe ich wirklich etwas geschafft!“