Hier kurz mal zehn Minuten am Handy verdaddelt, da eine halbe Stunde mit der Kollegin gequatscht und schon muss man abends länger dableiben, um mit den Aufgaben fertigzuwerden. Gleichzeitig stapeln sich die To-Do-Listen, die abgearbeitet werden sollen, der Kollege wartet seit zwei Stunden auf den Rückruf und das Meeting-Protokoll von letzter Woche hätte eigentlich schon gestern fertig sein sollen. Aber sind daran wirklich die kurzen Pausen zwischendurch schuld oder brauchen Sie vielleicht einfach ein effizienteres Zeitmanagement?
Dass wir im Laufe eines Arbeitstages mehrere kleine sowie eine große Pause brauchen, um produktiv und konzentriert arbeiten zu können, steht außer Frage und sollte auch unserem Zeitmanagement nicht in die Quere kommen. Wichtig ist, wie wir unsere täglichen Aufgaben während der Arbeitszeit managen, was bearbeiten wir mit höchster Priorität und was kann erstmal hintenangestellt werden? Um auch an stressigen Tagen nicht den Kopf zu verlieren und im Meer des Chaos zu versinken, haben sich kluge Köpfe einige Methoden ausgedacht, die uns ein effizientes Zeitmanagement ermöglichen sollen. Allerdings ist auch Zeitmanagement typenabhängig, sodass nicht jede Methode pauschal für jeden Persönlichkeitstypen gleich gut geeignet ist.
Welche Methoden für ein effizientes Zeitmanagement gibt es?
Das Pareto-Prinzip
Auch als 80/20-Regel bekannt, lässt sich das Pareto-Prinzip auf seinen Erfinder Vilfredo Pareto zurückführen, der zu Beginn des 20. Jahrhunderts herausfand, dass 20 Prozent der Italiener 80 Prozent des Staatsvermögens besaßen. Demzufolge konnten also die italienischen Banken mit nur 20 Prozent ihrer aufgewendeten Zeit, 80 Prozent ihrer Kunden betreuen. Klingt auf den ersten Blick kompliziert, lässt sich aber ganz einfach auf unseren Arbeitsaufwand und Erfolg herunterbrechen: Bei optimaler Verteilung der Prioritäten lassen sich schon mit 20 Prozent des Aufwands oft 80 Prozent der gesamten Arbeit erledigen. Jetzt müsste man nur noch herausfinden, was 20 Prozent Aufwand in der Praxis genau bedeutet…
Die ALPEN-Methode Nein, hier geht es nicht um einen Gebirgszug oder irgendwelche Berge. Der Name ist nichts weiter als ein Akronym für die fünf Bestandteile dieser Methode.
Im Prinzip setzt die ALPEN-Methode also einfach eine detaillierte To-Do-Liste voraus, die auch Raum für Pausen, Unterbrechungen und eine ungefähre Einschätzung zur Dauer einzelner Aufgaben beinhaltet. Für diese Methode ist ein hohes Maß an Selbstorganisation nötig, schließlich muss man sich später auch an den Fahrplan halten können. Schwierig wird die Durchführung erst in agilen Handlungsräumen, wo auch schnell mal spontane Anforderungen erledigt werden müssen.
Das Eisenhower-Prinzip
„Es gibt zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig und die wichtigen sind nicht dringend“. So oder so ähnlich soll der ehemalige US-Präsident Dwight D. Eisenhower die Planung seiner Aufgaben beschrieben haben. Darauf basierend wurde die sogenannte Eisenhower-Matrix entworfen, die alle To-Dos in vier Kategorien einordnet, die somit den Dringlichkeitsgrad der Erledigung bestimmen. Was in der Theorie logisch und einfach klingt, lässt sich jedoch in der Praxis nicht immer so geschickt umsetzen. Ist es wichtiger, erst das überfällige Meeting-Protokoll an meine Vorgesetzten zu schicken und dann den Kollegen zurückzurufen, der seit zwei Stunden auf meinen Rückruf wartet, um weiterarbeiten zu können oder sollte ich doch lieber erst meinem Kollegen weiterhelfen? Somit hängt auch diese Methode stark vom jeweiligen Arbeitsumfeld ab und lässt sich nicht universal einsetzen.
Die Pomodoro-Technik
Auch diese Methode des Zeitmanagements hat ihre Ursprünge in einem italienischen Haushalt, nämlich dem des Italieners Francesco Cirillo, der seine Arbeitszeit mithilfe einer Eieruhr in Tomatenform (ital. pomodoro) gemessen hat. Hier geht es um das simple Prinzip, dass schon nach kurzen Arbeitsabschnitten von 25 Minuten eine Pause von fünf Minuten gemacht werden sollte, um so die bestmögliche Konzentrationsrate zu garantieren. Nach vier 25-Minuten-Perioden folgt dann eine längere Pause von ebenfalls 25 Minuten. Nun stellt sich jedoch die berechtigte Frage, wie man bei größeren Aufgaben vorgehen sollte, die definitiv länger als 25 Minuten dauern? Nun, die Antwort ist wohl so simpel wie die Technik selbst: einfach in 25-Minuten-Abschnitte einteilen. Problematisch wird es daher eher für Leute, die dazu tendieren, aufwendige Aufgaben am Stück ohne Unterbrechung abzuarbeiten, um ein konstantes Konzentrationslevel zu halten. In diesem Fall ist eine andere Methode vielleicht die bessere Wahl.
Welche Vorteile haben diese Methoden?
Wenn Sie merken, dass Sie mit Ihrer Zeit nicht auskommen und das Gefühl haben, auch bei Feierabend immer mindestens eine Aufgabe nicht geschafft zu haben, können die oben genannten Methoden zur Erlernung eines effizienten Zeitmanagements hilfreich sein. Meistens müssen jedoch erst ein paar unterschiedliche Herangehensweisen getestet werden, um die individuell beste Methode zu finden, daher lautet die Devise Durchhaltevermögen. Wer den Umgang mit Zeitmanagement aber erst einmal beherrscht, profitiert schnell von der Stressreduzierung sowie der höheren Produktivität, muss im Idealfall weniger selbstverschuldete Überstunden hinlegen und kann sich so mehr Zeit für Freunde und Familie gönnen.
Fazit: Im Prinzip ist ein effizientes Zeitmanagement also nichts weiter als ein organisiertes Selbstmanagement, von dem Sie sowohl beruflich als auch in Ihrer Freizeit profitieren. Welche Methode Sie dabei wählen möchten, hängt ganz von Ihrer persönlichen Arbeitseinstellung sowie Ihrem Arbeitsumfeld ab, wie so oft gilt also: Probieren geht über Studieren.
VIEL EROLG!