Von Spritzen, Apfelshampoo und Komfortzonen – was macht eigentlich ein Schwertfels Personalberater?

Aktualisiert: Apr 22

Als Personalberatung ist es unsere Aufgabe, genau zu wissen, was Du in Deinem Job machst und wie sich Dein Arbeitsalltag gestaltet. Aber weißt Du im Gegenzug auch, was ein Berater bei Schwertfels Consulting eigentlich so den ganzen Tag treibt? Um etwas Licht ins Dunkel zu bringen, haben wir unseren Consultant Sören Balkausky zum Podcast-Interview mit Geschäftsführer Ertug Kilickaya gebeten. Inwiefern seine Arbeit mit Spritzen, Apfelshampoo und Komfortzonen zusammenhängt, erfährst Du hier.

Übrigens - wenn Du das Interview in voller Länge nachhören möchtest, findest Du es unter anderem auf Podigee, Spotify, Apple Podcasts, Deezer und Amazon Music.



Sören: Sören Balkausky mein Name. Ich bin Teil der Schwertfels Familie, bin 29 Jahre alt und als Consultant bei Schwertfels tätig.


Ertug: Cool, dass du dir heute Zeit für das Interview nimmst. Du hattest ja bereits das Vergnügen, eine sechsteilige Instagram Story für unseren Kanal zu machen, wo du so ein bisschen erklären konntest, was wir so machen. Natürlich kann man in 15-sekündigen Clips nicht alles so genau erklären, deshalb wollen wir jetzt mal ein bisschen genauer darüber quatschen. Also, was macht eine Personalberatung mit und für eine Kandidatin?


Sören: Genau, wir haben den Prozess in der Instagram Story ja nur angerissen. Jetzt wollte ich nochmal etwas detaillierter auf den Ablauf vom ersten Kontakt, auch Perspektivgespräch genannt, bis hin zur - im Best Case - erfolgreichen Unterschrift eines neuen Arbeitsvertrages gehen. Und da hört es bei uns auch definitiv noch nicht auf.


Ertug: Im gesamten Prozessverlauf zwischen Personalberater und Kandidatin gibt es mehrere essentielle Elemente und das Fundament des gesamten Prozesses ist eben dieses Kandidatengespräch, der erste Kontakt zum Kandidaten. Das ist der Status-Quo Bericht, also die Analyse des aktuellen Status Quo der jeweiligen Kandidatin. Richtig?


Sören: Ja, definitiv. Ich kenne viele, die auf den gängigen Plattformen wie Xing oder LinkedIn unterwegs sind und dort in einer Woche manchmal zehn Anfragen von irgendwelchen Personaldienstleister kriegen, die schon suggerieren, dass sie die perfekte Stelle für diejenige haben. Das finde ich auch jedes Mal wieder interessant, wie kann man mir denn direkt die perfekte Stelle vorschlagen, ohne jemals davor mit mir gesprochen zu haben? Es kann ja beispielsweise sein, dass ich gerade in Teilzeit arbeite und die Stelle, die mir angeboten wird, definitiv in Vollzeit wäre. Ist das dann meine Traumstelle? Kann gar nicht sein. Da fängt es also schon an, das ist der Erstkontakt mit einem Personaldienstleister. Kann man hier sagen, dass der vernünftig gestaltet wurde? Also ich finde es wirklich schwierig, jemandem eine Stelle anzubieten, ohne denjenigen zu kennen.


Ertug: Absolut! Ein Wechsel muss einen Mehrwert stiften. Um den herauszufinden, dient uns besagter Status Quo Bericht, der uns verrät, wo die Kandidatin steht, was sie aktuell beruflich macht und welches die Punkte sind, die für sie persönlich ausschlaggebend für einen Wechsel wären. Manchmal sind sich die Kandidaten oder Kandidatinnen auch noch gar nicht sicher und denken nur über die Möglichkeit eines Wechsels nach.

Da fallen mir ad hoc zahlreiche Fälle ein, in denen wir dann davon abgeraten haben, weil es eigentlich nicht wirklich ersichtlich war, in welcher Form ein Wechsel in der aktuellen Situation einen Sinn ergeben würde. Oft fällt einem auf, dass es Situationen gibt, wo man irgendwie aus dem Bauch heraus entscheidet. Man hat eine stressige Arbeitswoche gehabt und auch das eigene Privatleben hat sich in dieser Woche als nicht so toll gestaltet, da spitzt sich das meistens sehr schnell zu. Und das ruft dann eben dieses Bedürfnis hervor zu sagen: "Nee, das mache ich jetzt nicht mehr mit". Natürlich ein berechtigtes Gefühl, aber kein berechtigter Grund zu sagen: "Ich wechsle jetzt meinen Job".

Oftmals ist es ja dann auch so, dass sich die Lage nach einer Woche geklärt hat und da, finde ich, liegt dann die Verantwortung bei uns, wirklich Wert daraufzulegen und deutlich zu machen, dass das eben kein triftiger Grund für einen Wechsel ist.


Sören: Ich habe da auch noch ein ganz gutes Beispiel, dass ich erst kürzlich bei einer Kandidatin erlebt habe, der ich dann auch zu 100 Prozent davon abgeraten habe, zu wechseln.

Ich habe Ende letzten Jahres mit ihr gesprochen, als sie ganz klassisch als Bilanzbuchhalterin im Finance Team eines mittelständischen Unternehmens tätig war. Sie hat gesagt, sie möchte gerne Führungsverantwortung haben. Auf meine Nachfrage, ob das denn bei ihr nicht gegeben sei, meinte sie, dass die Leiterin des Finanzbereichs in drei Monaten in Rente ginge, aber sie befürchtete, dass ihre Chefin gar nicht wollte, dass sie, also die Kandidatin, die Leitungsposition dann übernehme. Daraufhin habe ich dann ein bisschen nachgefragt, ob sie denn schon explizit mit ihrer Chefin darüber gesprochen hätte. Nein, hat sie nicht. Also meinte ich, dass das doch schon mal der erste Schritt wäre, vielleicht hat sie einfach noch nie den Eindruck erweckt, gerne Führungsverantwortung zu übernehmen, sodass ihre Chefin gar nicht ahnen konnte, dass das wirklich eine spannende Stelle für sie wäre. Dementsprechend vermutet die Chefin natürlich nichts, sondern denkt sich eher, die, um ihr einen fiktiven Namen zu geben, Sarah möchte gar nicht in eine Führungsposition wechseln, deshalb schaue ich mich jetzt extern um.

Mein Rat an Sarah war dann, das Gespräch mit ihrer Chefin zu suchen, sich gut darauf vorzubereiten und plausible Gründe zu nennen, warum sie es machen möchte, sodass die Chefin ihre Argumente auch nachvollziehen kann. Danach habe ich Sarah bei der Vorbereitung auf das Gespräch geholfen, bin mit ihr den Ablauf ein bisschen durchgegangen und habe es auch einmal komplett mit ihr geübt. Anfang des Jahres ist sie dann auf ihre Chefin zugegangen und hat das Thema angesprochen - und die Chefin ist fast vom Hocker gefallen. Die fand das super und meinte, sie hätte sich selbst nicht getraut Sarah anzusprechen, weil die immer eher den Eindruck erweckt hat, sie möchte das vielleicht gar nicht machen, weil sie eigentlich so zufrieden auf ihrer Position schien. Auf jeden Fall hat sie die externe Suche daraufhin eingestellt.

Und nun? Die Vorgängerin ist zum ersten März in Rente gegangen und Sarah ist jetzt Leiterin des Bereichs Finanzen. Da sieht man einfach, dass ein Gespräch schon so vieles verändern kann. Es sind oft nur kleine Bausteine, wo der Schuh gerade mal ein bisschen drückt, die man aber auch selbst total gut lösen kann. Sowas erlebe ich regelmäßig, Sarahs Beispiel war da jetzt nur das beste Beispiel. Es ist schön, wenn man jemandem dann wirklich durch so ein einfaches Gespräch weiterhelfen kann. Klar, manchmal reicht auch nicht nur das eine Gespräch, aber oft ist es dann das Zweit- oder Drittgespräch, in dem man dann noch so ein bisschen nachbohren muss.

Selbstverständlich gibt es auch Fälle, in denen man als Angestellte alles versucht, weil man eigentlich schon noch glücklich in diesem Job ist, dafür kommen dann von Seiten des Chefs nur Ausreden. Dennoch rate ich den Kandidatinnen dann dazu, nicht gleich das Handtuch zu werfen, solange sie sich im Großen und Ganzen noch wohlfühlen. Wenn sich jedoch auch nach drei oder sechs Monaten nichts tut, ist es immer noch nicht zu spät für den Wechsel.


Ertug: Da hast du einen sehr, sehr coolen Punkt gebracht: Es heißt nicht, dass es immer klappt. Wichtig ist, dass man es probiert hat und die nötige Geduld an den Tag legt, manche Sachen ändern sich nicht von heute auf morgen. Natürlich darf das ganze Thema dann aber auch nicht einfach monatelang ohne Deadline in der Luft hängen bleiben. Vor allem bei Kandidatinnen, die schon sehr lange bei einem Arbeitgeber sind, entwickelt sich irgendwann eine Art Komfortzone. Man hat sich eben eine gewisse Gemütlichkeit erarbeitet und, obwohl man eigentlich flächendeckend unzufrieden ist, ist es immer noch wahnsinnig schwer, sich dazu zu entscheiden, jetzt endlich die Kündigung auf den Tisch zu legen. Also bleiben sie bei diesem Arbeitgeber und reden sich ein, dass sich die schlechten Punkte ja wieder ändern könnten, obwohl sie eigentlich ganz genau wissen, dass es da keine Hoffnung mehr gibt. Das, was die Leute dann hält, ist einfach nur die Angst vor dem Neuen.


Sören: Ja, genau. Man kennt diese Komfortzone auch aus Beziehungen, wenn man acht Jahre mit jemandem zusammenlebt, wird das einfach zur Gewohnheit. Genauso ist es mit der Arbeit, man fährt jeden Tag dahin und nimmt das, was schiefläuft, als selbstverständlich hin, das ist schon alles irgendwie in Ordnung. Was genau eigentlich alles nicht in Ordnung ist, kitzeln wir im Laufe des Gesprächs raus, schließlich käme unser Gespräch mit den Kandidatinnen gar nicht zustande, wenn wirklich alles super liefe.

Das Erste, worüber dann geklagt wird, ist die fehlende Flexibilität im aktuellen Job. Dann kommt raus, dass es eigentlich das Verhalten des Vorgesetzten ist, dass er ein Choleriker ist oder solche Sachen. Wenn sich da über Monate oder Jahre mehrere Dinge anstauen, die einen wie ein Schlag ins Gesicht treffen, ist trotz aller Geduld irgendwann der Punkt erreicht, an dem es nicht mehr weitergeht. Daraufhin folgt dann meist der Kontakt zu uns. Aber wie du schon angedeutet hast, häufig vermitteln wir dann ein Vorstellungsgespräch bei einem neuen Unternehmen, das auch nicht selten super läuft, und dann möchte die Kandidatin auf einmal doch nicht mehr wechseln.


Ertug: Richtig. Wir gehen das im Laufe unserer Kandidatengespräche alles durch, sodass wir ein präzises Wunsch- und Anforderungsprofil erstellen können, anhand dessen wir dann wissen, wonach wir für die Kandidatin suchen. Nachdem wir ein passendes Unternehmen gefunden und ein Vorstellungsgespräch arrangieren konnten, lassen wir danach den Kandidat oder die Kandidatin selbst dieses Unternehmen bewerten. Wir möchten ja wissen, was ihnen dort gut, aber auch, was ihnen nicht so gut gefallen hat, beziehungsweise wo sie vielleicht ein komisches Bauchgefühl hatten. Wenn alles spitze war, reden wir auch mit dem Unternehmen und hören uns deren Eindruck an.

In unserem Beispiel war das Gespräch also sehr ertragreich und das Unternehmen würde die Kandidatin gerne haben. Und jetzt verändert sich auf einmal die Gefühlslage der Kandidatin, sie ist wieder unsicher und möchte doch noch ein Gespräch ihrem jetzigen Arbeitgeber suchen. Was ist hier passiert? Ganz einfach, wenn jemand von seinem Job genervt ist und wirklich wechseln möchte, merkt man das der Person an, so auch ihre Vorgesetzten. Die reagieren dann natürlich, weil sie merken, sie brauchen diese Person, vor allem in Branchen, wo man weiß, dass das Angebot an passendem Personal wahnsinnig gering ist. Dann gehen die Vorgesetzten selbstverständlich auf die Kandidatin zu und suchen das Gespräch. Es werden Versprechen gemacht, die die Kandidatin beschwichtigen und ihr das Gefühl geben sollen, dass alles in Ordnung ist und sich nun besser um ihre Bedürfnisse gekümmert wird.

Es ist vollkommen menschlich, dass die Kandidaten sich dann erstmal besser fühlen und doch wieder Hoffnung in ihren Job setzen. Ein Jobwechsel bedeutet die Komfortzone zu verlassen und ist nicht einfach. Da ist es angenehmer, sich doch wieder irgendwie mit dem alten Job zu arrangieren. Aber jetzt kommt der entscheidende Punkt: bei jeder Spritze ist der Pieks am Anfang das Schlimmste, danach wird es in der Regel immer besser. Unser Job dabei ist die Aufklärungsarbeit, in der unser Erfahrungsschatz eine große Rolle spielt. Nachdem ich 1.000 Fälle betreut habe, wo es den Kandidaten danach super ging, kann ich mit gutem Gewissen sagen:

„Es ist normal, dass du dich jetzt unsicher fühlst. Vergiss mal das, wovor du Angst hast, vergiss mal, dass du kündigen musst. Ruf dir mal die Punkte ins Gedächtnis, die wir in unseren Gesprächen identifizieren konnten, deine Wünsche und Anforderungen. Die Gründe, warum dir dein Vorstellungsgespräch so wahnsinnig gut gefallen hat. Und jetzt frage ich dich mal objektiv, wenn deine Freundin in dieser Situation wäre, würdest du ihr von dem Wechsel abraten? Ich denke, du würdest sie sofort anrufen und sagen, du dumme Nuss, wieso machst du es nicht einfach?“

Dann macht es meistens Klick. Ja, der Pieks ist einen Tag lang unangenehm. Du musst die Kündigung ausdrucken, richtig. Du musst sie unterschreiben, richtig. Du musst einmal in die Personalabteilung und die Kündigung hinlegen und dann wird es vielleicht mal kurz ein bisschen unstimmig. Aber danach kommt die Befreiung.


Sören: Absolut! Oft kommt dann noch die Frage, wie denn die nächsten beispielsweise drei Monate der Kündigungsfrist am besten auszuhalten sind. Sicherlich ist man dann in der Abteilung oder im Unternehmen ein bisschen das Gesprächsthema, weil man ja gekündigt hat. Irgendwann muss man es auch den Kollegen sagen und, klar, die Rückfragen sind nervig, aber das geht in der Regel nur die ersten zwei bis drei Tage nach der Kündigung so, natürlich abhängig von der Unternehmensgröße. Dann arbeitet man noch drei Monate und freut sich einfach auf den letzten Tag. Meistens hat man dann noch Resturlaub, den man nehmen kann und fiebert einfach dem Moment entgegen, wenn man sagen kann, endlich kann ich hier raus. Aber auch schon dieser Tag, an dem die Kündigung wirklich ausgesprochen wurde, fühlt sich an wie 1.000 Steine, die vom Herzen fallen.


Ertug: Das ist ein wahnsinnig schöner Moment. Und wenn dann der neue Arbeitsalltag beim neuen Arbeitgeber beginnt, die Kandidatin sich eingelebt hat, kommt dieser Moment des ersten Feedbacks sich selbst gegenüber. Du denkst dir, das wäre jetzt der Moment, in dem mich mein alter Vorgesetzter wieder angeschrien hätte, wo ich mir zum hundertsten Mal einen anderen Job gewünscht hätte. Stattdessen habe ich jetzt einfach ein Umfeld, durch das ich gerne in die Arbeit gehe, ohne Bauchschmerzen am Morgen aufstehe und ohne Kopfschmerzen wieder nach Hause komme. Endlich habe ich wieder richtig Bock auf die Arbeit! Dieser Moment ist unbezahlbar und der Grund für uns, weshalb wir eine so verdammt große Verantwortung in unserem Job tragen.

Wir wollen dir kein Apfelshampoo aufschwatzen, für das du Geld aufwendest und am Ende merkst, dass du es gar nicht magst. Wir müssen uns Zeit für deine Wünsche und Vorstellungen nehmen, denn wenn wir unsere Arbeit nicht gut machen, dann hast du verdammt viel Aufwand für eine Sache betrieben, die dir absolut keine Verbesserung gebracht hat. Leider haben viele Personalberatungen diese Verantwortung nicht auf dem Schirm und vergessen, dass wir Berater und keine Vertriebsleute sind, die dir bloß ein Produkt verkaufen wollen.

Der große Mehrwert, den wir dir als Personalberatung bringen, ist, dass wir deine Branche kennen. Wir kennen die Unternehmen, wir kennen unsere Pappenheimer. Dadurch, dass wir genau in Erfahrung bringen, was du im Job brauchst und möchtest, können wir sehr schnell feststellen, zu welchen Unternehmen das passen würde und zu welchen nicht.


Sören: Damit kommen wir schon zum nächsten Punkt. Je dringlicher Unternehmen nach Personal suchen, desto mehr bejahen sie dann natürlich auch erstmal deine Forderungen.


Ertug: Sehr guter Einwurf! Je dringlicher der Arbeitgeber sucht, desto klarer flunkert er auch. Als Kandidatin geht man dann aus dem Gespräch raus und denkt sich, ich wäre ja blöd, wenn ich Nein sagen würde, die können mir ja alle meine Wünsche erfüllen! Wenn der Arbeitsvertrag dann noch wesentlich mehr Gehalt als davor verspricht, muss das doch eine gute Partie sein. Aber dann kommt die erste Arbeitswoche und gleichzeitig das böse Erwachen. Die Kandidatin stellt fest, dass Überstunden irgendwie Standard sind und das versprochene kleine Büro entpuppt sich als Großraumbüro mit 80 weiteren Leuten. Was kann die Kandidatin da machen? Nichts.


Sören: Es beginnt ja meist schon bei den irreführenden Stellenanzeigen der Arbeitgeber. Da findet man ja gerne Aussagen, die flache Hierarchien, flexible Arbeitszeiten und Home-Office versprechen, aber, wenn man nicht wie wir täglich mit solchen Anzeigen zu tun hat, fällt einem oft nicht auf, wie schwammig diese Formulierungen eigentlich sind. Flexible Arbeitszeiten kann zum Beispiel eine Kernarbeitszeit von neun bis 17 Uhr beinhalten, bei der dann eine Stunde „flexibel“ wählbar ist.

Das gleiche bei flachen Hierarchien, bedeutet das, dass nur die Stufe zu deinem direkten Vorgesetzten flach ist oder wirklich alle von der Geschäftsleitung bis hin zum schwächsten Glied der Kette?

Was wirklich hinter solchen Aussagen steckt, erfährt man leider immer erst dann, wenn es schon zu spät ist, nämlich, wenn man selbst dort arbeitet. Das ist einfach als Laie von außen nicht zu sehen und da helfen auch keine online Bewertungen oder sonstiges. Im Internet kotzen sich andauernd immer nur die Leute aus, die sowieso vieles schlecht finden. Die, die zufrieden sind, schreiben seltener gute Bewertungen. Dass sich Unternehmen dann mal selbst ein paar gute Bewertungen geben, gibt es leider Gottes auch, was das Ganze noch weniger valide macht.


Ertug: Das ist genau der Punkt, wo eine Zusammenarbeit mit einem Personalberater einen klaren Mehrwert schaffen kann. Stellen ausfindig machen kann jeder, genauso wie den eigenen Lebenslauf an Unternehmen schicken, dafür braucht man uns nicht. Was den Leuten aber normalerweise fehlt, sind eben genau diese Background-Informationen zu besagten Unternehmen. Und da kommen wir ins Spiel, denn wir können ein authentisches Abbild davon verschaffen, was hinter den Kulissen vorgeht und darauf basierend schon vorab Selektion betrieben. Wir beschäftigen uns auf der einen Seite ausführlich mit deinen Bedürfnissen und auf der anderen Seite auch mit den ehrlichen Anforderungen der Betriebe, schließlich wollen die meistens auch nicht nach zwei Monaten schon wieder eine Kündigung ausstellen, wenn es nicht passt.


Sören: Richtig. Wenn man sich mal als Beispiel den aktuellen Legal Markt und die Nachfrage nach Rechtsanwaltsfachangestellten anschaut, fällt sofort auf, dass es absolut nicht schwer wäre, eine ReFa zu vermitteln, einfach weil der Markt es hergibt. Da gibt es Stellenangebote wie Sand am Meer, das könnte eine Goldgrube für uns sein. Und wenn wir jetzt noch eine Kandidatin haben, die unbedingt wechseln möchte, weil sie es in ihrem aktuellen Job gar nicht mehr aushält, könnten wir sie vermutlich innerhalb einer Woche vermitteln, so dringend wird ihre Position gesucht.

Nichtsdestotrotz würden wir ihr raten, noch eine Weile Ruhe zu bewahren, bis wir wirklich eine Stelle gefunden haben, die ihr nicht nur zwei, sondern 100 Prozent Verbesserung verspricht, ansonsten befindet sie sich in wenigen Monaten wieder in der gleichen Situation. In der Zwischenzeit können wir natürlich trotzdem gerne jeden Tag quatschen und versuchen, es ihr erträglicher zu machen oder einfach seelische Unterstützung zu leisten, vermitteln würde ich sie aber trotzdem erst dann, wenn ich von ganzem Herzen eine Verbesserung gewährleisten kann.


Ertug: Im Prinzip arbeiten wir als Personalberatung also unter dem Moralkodex, dass wir niemanden ins offene Feuer laufen lassen wollen. Bei jeder Vermittlung muss uns klar sein, dass wir eine entscheidende Rolle im Schicksal eines anderen Menschen spielen, immerhin wirken sich die acht Stunden Jobzufriedenheit pro Tag auch auf das Privatleben der Person aus. Die Qualität und Sorgfalt, die wir dabei an den Tag legen setzen sich am Ende immer durch, sodass wir kaum noch Active Sourcing betreiben müssen, sondern eher Empfehlungen von Kunden und Kandidaten bekommen. Und wenn man deren Bewertungen glauben schenken darf, machen wir unseren Job ganz gut, sonst wären wir nicht bundesweit auf Platz eins in unserem Bereich.


Sören: Du sagst es! Auch nach einer erfolgreichen Vermittlung ist die Sache für uns ja noch nicht erledigt, ganz im Gegenteil. Du wirst direkt beim Unternehmen angestellt, wir agieren nicht als Arbeitnehmerüberlassung, Leiharbeitsfirma oder Ähnliches. Trotzdem unterstützen wir dich auch gerne bei den Vertrags- und Gehaltsverhandlungen und sind weiterhin dein Ansprechpartner, wenn du noch Fragen haben solltest. Mein Job ist erst gut getan, wenn du wieder mit vollem Elan, voller Vorfreude und vollem Spaß zur Arbeit gehst.


Ertug: Wir sind nicht weg! Mit wie vielen Kandidaten habe ich schon seit acht Jahren Kontakt, wo es längst nicht mehr um den Wechsel, sondern um die nächste Gehaltsrunde oder Beförderung geht? Die Kandidaten sind happy im Unternehmen, möchten den nächsten Schritt wagen und fragen sich, was sie tun können. Mit diesen Leuten machen wir keinen Umsatz mehr, aber investieren trotzdem gerne unsere Zeit, wenn es ihnen weiterhilft.


Sören: Was du also hoffentlich aus diesem Interview mitnehmen konntest, ist, dass für uns DU im Mittelpunkt stehst. Du hast genug Stress in einer aktuellen Situation, aus der du raus möchtest. Wir gucken, welche Unternehmen dir einen sinnvollen Mehrwert bieten können, helfen dir bei der Terminkoordinierung mit diesen potentiellen neuen Arbeitgebern, beraten dich bei Vertragsverhandlungen und stehen dir auch nach deiner Vermittlung in den neuen Job zur Seite.

Wichtig ist vielleicht noch, dass der gesamte Prozess für dich komplett kostenlos ist. Die Unternehmen sind dankbar, wenn wir ihnen passende Kandidatinnen vermitteln können, die langfristig glücklich werden, und daher auch bereit, Geld dafür zu bezahlen.


Ertug: Ganz genau so ist es, tolles Schlusswort. Vielen Dank für deine Zeit, Sören!


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