„Der erste Eindruck ist der wichtigste“ – diesen altbekannten Spruch haben wir sicherlich alle schon mindestens einmal gehört. Oft rufen wir ihn uns auch vor entscheidenden ersten Treffen wie beispielsweise Bewerbungsgesprächen ins Gedächtnis, schließlich wollen wir uns von unserer besten Seite präsentieren und gerne einen positiven Eindruck hinterlassen. Doch wie sieht es beim Offboarding aus, also dem Austritt aus dem Unternehmen? Sollte unser letzter Eindruck nicht genauso professionell sein wie unser erster?
Der Kreislauf des Human Resource Managements ist auf den ersten Blick simpel: Er verläuft vom Onboarding neuer über das Talent Management bestehender bis hin zum Offboarding „alter“ Mitarbeitender. Während für das Onboarding sowie das Talent Management bereits zahlreiche HR-Konzepte bestehen (für mehr Infos dazu, haben wir unsere entsprechenden Blogeinträge verlinkt), scheinen viele Unternehmen die Bedeutung des Offboardings zu unterschätzen. Dabei geht längst nicht jedes Arbeitsverhältnis in beidseitigem Einvernehmen auseinander. Gerade deshalb sind strukturierte Abläufe im Rahmen eines erfolgreichen Exit Managements unerlässlich, insbesondere auf Unternehmensseite.
Wieso ist ein gut organisierter Offboarding-Prozess für Unternehmen unverzichtbar?
Durch die Erarbeitung eines durchdachten Offboarding-Plans wird der Trennungsprozess zwischen Unternehmen und der ausscheidenden Person klar gestaltet, beide Seiten wissen also, was auf sie zukommt. Insbesondere für das Unternehmen kann ein effektives Exit Management Vorteile bringen, wenn es einen Mitarbeitenden verabschiedet, der sich bis zur letzten Minute geschätzt fühlt. In diesem Fall stehen die Chancen gut, dass er oder sie auch in Zukunft positiv von dem Unternehmen sprechen wird und so auch nach dem Austritt für ein sauberes Employer Branding sorgt. Aber auch im Falle einer unfreiwilligen Entlassung mit hohem Konfliktpotenzial kann professionelles Offboarding zur Entschärfung der Situation führen und rechtliche Auseinandersetzungen verhindern.
Je nach Größe und Mitarbeiteranzahl des Unternehmens variiert auch die Regelmäßigkeit von Kündigungen oder Freistellungen. Mit den richtigen Strukturen lässt sich diese unschöne, aber dennoch wiederkehrende Aufgabe zeitsparend umsetzen, was sich wiederum positiv auf die Überbrückungskosten auswirkt, die bis zur Neubesetzung der Stelle anfallen.
Worauf sollten Mitarbeitende beim Offboarding achten?
Ein gelungenes Exit Management setzt sich aus dem Zusammenspiel zweier Parteien zusammen. Folglich gibt es auch für Mitarbeitende, die sich eigenständig für eine Kündigung entscheiden, einige Formalien zu beachten, um einen professionellen letzten Eindruck zu hinterlassen.
Time to say Goodbye
Wenn Sie den Entschluss gefasst haben, Ihr Unternehmen zu verlassen, sieht der erste Schritt eine zeitnahe Kommunikation Ihrer Entscheidung an Ihre Vorgesetzten vor. Im Rahmen eines Austrittsgesprächs haben Sie die Möglichkeit, Ihre Beweggründe zu äußern und Ihrer Führungskraft Feedback zu geben. Achten Sie dabei jedoch vor allem auf Professionalität, hier geht es nicht darum, Ihrem Gegenüber alle möglichen Dinge vorzuwerfen, die Sie schon lange stören, sondern sachlich und konstruktiv über Ihre Motive zu berichten. Im besten Fall kann Ihr Arbeitgeber daraus lernen und künftige Mitarbeitende profitieren von Ihrer Kritik.
Je nach Situation fällt Ihnen der Abschied von Ihren Kollegen und Kolleginnen vermutlich schwerer als der von Ihren Vorgesetzten. Auch hier sollten Sie Ihre Kündigung möglichst schnell kommunizieren, um die Entstehung von Gerüchten zu verhindern.
Papierkram
Auch wenn Sie Ihre Kündigung bereits im Gespräch geäußert haben, müssen Sie sie nochmals schriftlich mit Ihrer Unterschrift versehen einreichen. Diese können Sie entweder direkt zum Austrittsgespräch mitnehmen oder im Nachhinein einreichen, wichtig ist nur, dass sie in Papierform überreicht wird, digitale oder mündliche Kündigungsschreiben sind rechtlich ungenügend. Denken Sie dabei auch an die Kündigungsfrist, die in Ihrem Arbeitsvertrag festgelegt wurde und gehen Sie dabei taktisch vor, um nicht zu früh oder zu spät zu kündigen.
Wissen Sie auch, dass Ihnen in jedem Fall ein Arbeitszeugnis zusteht? Sollte Ihr Arbeitgeber die Ausstellung nicht von sich auch ansprechen, sind Sie berechtigt danach zu fragen. Dazu bietet es sich an, einen Überblick Ihrer Tätigkeiten und Aufgabenbereiche zum Austrittsgespräch mitzubringen, somit nehmen Sie den Inhalt des Zeugnisses selbst in die Hand und ersparen Ihrem Arbeitgeber die zusätzliche Arbeit.
Im gleichen Zuge sollten Sie auch eine Dokumentation Ihrer Aufgaben anfertigen, in der Sie detailliert festhalten, wo Ihre Zuständigkeiten lagen. Auf diese Weise fällt die Einarbeitung Ihres Nachfolgers oder Ihrer Nachfolgerin leichter und es geht kein wichtiges Know-how verloren.
Technisches Offboarding
So schön es auch wäre, wenn man das nagelneue Arbeitshandy oder den teuren Laptop behalten dürfte, wenn Sie aus dem Unternehmen austreten, müssen Sie auch alle zur Verfügung gestellten Geräte und Schlüssel(karten) wieder zurückgeben. In der Regel werden auch Ihre Zugänge zu Software und Benutzerkonten sowie Ihre Arbeitsemailadresse kurze Zeit nach Ihrem letzten Arbeitstag gesperrt. Stellen Sie also sicher, dass Sie alle für Sie wichtigen Dokumente wie beispielsweise Gehaltsabrechnungen auch extern gesichert haben. Sollten Sie von Ihrem Arbeitgeber eine Uniform oder sonstige Art von Arbeitskleidung erhalten haben, ist natürlich auch diese wieder auszuhändigen.
Lass‘ uns Freunde bleiben
Auf einmal ist er da, der letzte Arbeitstag, dem Sie jüngst schon entgegengefiebert haben. Je nach Verhältnis zu Ihren Kollegen und Kolleginnen kommt vielleicht eine kleine Abschiedsfeier zustande, auf der Sie nochmal die Zeit finden, sich von allen gebührend zu verabschieden. Es fällt nicht immer leicht, den Leuten auf Wiedersehen zu sagen, mit denen man oft jahrelang jeden Tag verbracht hat. Das Gute ist: das müssen Sie auch gar nicht! Gerade freundschaftliche Verhältnisse können heutzutage über Social Media oder professionelle Netzwerke aufrechterhalten werden. Aber auch der (sporadische) Kontakt zu Vorgesetzten kann sich lohnen, schließlich sieht man sich immer zweimal im Leben – eventuell sogar erneut am gleichen Arbeitsplatz.
Vielleicht steht ja auch bei Ihnen demnächst ein Offboarding-Prozess an und Sie wissen nicht so recht, wie Sie vorgehen sollen? Die untenstehende Offboarding-Checkliste fast alle bereits genannten Punkte nochmal zusammen und versorgt Sie mit konkreten To-Dos und Tipps für den bevorstehenden Prozess.
Fazit: Von einem erfolgreichen Offboarding profitieren also sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende. Eine Trennung ist auch auf beruflicher Basis nie einfach und sollte gut durchdacht sein, um mehr Stress zu verhindern als zu kreieren. Infolgedessen ist eine transparente und ehrliche Kommunikation hier das A&O, um einen letzten professionellen Eindruck zu hinterlassen.
VIEL ERFOLG!